新疆师范大学会计档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所指的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我校经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、汇总凭证、记账凭证及其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账薄。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明）及其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、工资清册、非税票据和其他发票以及其他应当保存的会计核算专业资料等。
第三条 校办和计财处共同负责学校会计档案的管理工作。校办负责计财处移交的历年会计档案的保管、查阅及销毁等工作；计财处负责会计档案的整理、归档、保管、查阅及销毁等工作。
第四条 会计年度终了后，计财处应区分会计档案的类型分类整理归档。
第五条 各类会计档案整理要求：
（一）会计凭证类
1、装订要求。
（1）根据凭证的类型，分别顺序装订。装订顺序为：凭证封面→凭证科目汇总表→按凭单号顺序装订
（2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括单位名称、所属时间、起讫时间、起讫编号、凭证册次、附记、会计主管、经手人等。
（3）装订后的凭证应牢固、平整、不得有短缺现象。
（二）会计账簿类
1、立卷要求。按年立卷，即每年年末将装订成册的会计账簿，统一登记案卷目录，每年立卷一份。
2、装订要求。
（1）根据会计账簿的类型，分别顺序装订。装订顺序为：会计账簿封面→账户目录→按账簿页数顺序装订账页→会计账簿封底。
（2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括单位名称、会计账簿名称、所属会计年度、装订人、装订日期、保管人等，并按照装订页顺序编号。
（3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（三）财务报告类
1、立卷要求。按年立卷，即每年年末将装订成册的财务报告，统一登记案卷目录，每年立卷一份。
2、装订要求。
（1）根据财务报告的主体，分别顺序装订。装订顺序为：财务报告封面→目录→按月份顺序装订财务报告（每份财务报告顺序：财务报表、附表、附注及文字说明）→财务报告封底。
（2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括单位名称、财务报告类型、所属会计年度、装订人、装订日期、保管人等，并按照装订页顺序编号。
（3）装订后的财务报告应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（四）其他类：参照上述三类分别整理立卷。
第三章 会计档案的保管
第六条 校办和计财处均应设立专门地点保管会计档案。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。未经授权，一般人员不得进出会计档案保管地点。
第七条 校办和计财处应指定专人负责保管或兼管会计档案，但出纳人员不得兼管会计档案。
第八条 每年形成的会计档案，由计财处事先按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
第九条 采用磁性介质保存的会计档案，按照财政部有关规定应当定期进行检查，定期备份，并存放于专用防磁设备内，其中重要会计档案至少应备三份，存放不同地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案灭失。
第十条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由计财处保管两年；期满之后，由计财处统一编制移交清册，移交校办保管。
第十一条 移交校办的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，校办应当会同计财处及其会计档案管理人员共同拆封整理。
第十二条 会计档案管理人员发生变动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
第四章 会计档案的查阅
第十三条 学校会计档案不得外借，因上级管理需要或审计、纪检、监察等工作的特殊需要，可以提供查阅。
第十四条 校外单位查阅时，需出具上级文件或证明。
第十五条 校内非财务部门查阅时，需出具部门负责人签字且盖有部门章的查阅单。
第十六条 查阅单应注明查阅的用途、期间、内容、起止时间等具体事项。逾期未能完成查阅任务的需重新办理查阅手续。
第十七条 查阅人员查阅会计档案时应提交手续完备的查阅单，并在查阅清册上做好相关登记手续。查阅人员在查阅过程中应尽到以下责任：
（一）对会计档案内容负保密责任，不得擅自传播；
（二）不得在会计档案中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换；
（三）不得将会计档案带出指定场所；
（四）不得私自摘录、复制会计档案，特殊情况下，须填写复制单，须说明复制的目的、类型、事项、页码、份数等，经查阅部门领导、财务处负责人同意后方能复制，复制时应有财务人员在场。
（五）妥善保管经批准摘录或复制的会计档案材料，并在使用目的完成后及时销毁，如发生涉密问题，后果由复制者负责。
第五章 会计档案的销毁
第十八条 保管期满的会计档案（最低保管期限以国家规定为准），除本办法第十九条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）校办提出销毁清单，汇同计财处共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）学校领导在会计档案销毁清册上签署意见，并报请上级主管部门批准。
（三）经上级主管部门批准销毁会计档案时，应当由校办、计财处、纪检审共同派人员监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校领导。
第十九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。隶属项目建设期间的会计档案，不论其保管期是否届满，均不得销毁。
第六章 其 他
第二十条 会计档案保管人员、使用人员、鉴定人员、监销人员等未按规定履行相应职责，将按国家有关规定追究其法律责任。
第二十一条 预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十二条 本办法由计财处、校办共同解释，自下发之日起执行。
